Time kommune

Gå til hovedinnhold Gå til navigasjon

Time kommune

Reduserte sykefraværet i omsorgssektoren med 35%! Høsten 2016 lå Time kommunes omsorgssektors sykefravær på over 10% og hadde gjort det i mer enn 10 år. Dette var høyere enn alle øvrige enheter i kommunen, og høyere enn nabokommunenes tilsvarende sektorer.

HR-rådgiver i kommunen besluttet at dette var noe som kunne og skulle gjøres noe med og sparket i gang et samarbeid mellom kommuneadministrasjonen (HR), NAV og Bedriftshelsetjenesten.

Det ble opprettet en styringsgruppe og en prosjektgruppe og de første tiltakene som ble gjennomført var:

  • Obligatorisk informasjonsmøte for alle ansatte
  • Obligatorisk kurs for ledere
  • Opprettelse av et «Sterkere tilbake»-utvalg som skulle gå gjennom enkeltsaker

«Sterkere Tilbake-utvalg»

HR-rådgiveren, BHT og representant fra NAVs Arbeidslivssenter utgjorde gruppen som over noen uker gjennomførte intervjuer med ansatte med en historie med høyt fravær. De satte helt spesifikke krav for hvilke ansatte som var aktuelle å ha møter med; de med fravær på over:

  • 100 dager i løpet av siste 4 år
  • 15 fraværsperioder i løpet av siste 4 år

De ansatte ble invitert til møtene sammen med sin leder, ikke innkalt. 36 av 46 har møtt til nå. Kommunen er opptatt av at ingen skal føle at de er kalt inn på teppet, men at initiativet går ut på å snu hver sten for å hjelpe arbeidsgiver og ansatt til gode løsninger for begge parter.

Tilskudd fra NAV til sykefraværstjenester fra Bedriftshelsetjenesten

Nav kan gi økonomisk støtte til bistand fra Bedriftshelsetjenesten i virksomheters sykefraværsarbeid:

  • Det søkes i forkant om BHT-tilskudd for alle ansatte som deltar
  • Det gis tilsagn på inntil 6 timer for oppfølging
  • BHT gir tjenester etter behov
  • Kommunen søker refusjon etter medgåtte timer

Innhold i møtene

Det har vært viktig for Time kommune at de gjør alt på beste måte både for den ansatte, for nærmeste leder og for kommunen som arbeidsgiver. De har derfor brukt mye tid på å skape de gode rutinene. Slik gjennomføres møtene med de utvalgte ansatte:

  • HR-rådgiver ønsker velkommen og avklarer rammene for møtet
  • Snakkes om taushetsplikt og hva de ansatte og lederne ønsker og ikke ønsker å snakke om
  • Den ansatte blir bedt om å fortelle om situasjonen sin
    • Helseutfordringer
    • Konsekvenser på jobb
    • Leder forteller om hva som har vært gjort av tiltak, og hva som er mulig å gjøre

Sammen utforsker gruppen muligheter for ytterligere avklaring, mulighetsrom for tilrettelegging eller utprøving.

«Sterkere Tilbake-utvalgets» funksjon og fordeler

Utvalget har vist seg nyttig på flere områder, utover det felles fokus gjør:

  • Avklaring – Saker tas ned, ansvar fordeles, utfordringer tydeliggjøres og oppfølging eller andre tiltak besluttes i møtet. På denne måten sikrer vi ansvar og fremdrift.
  • Bestilling – Fordi det avklares umiddelbart hvilke tiltak som skal settes inn, blir også bestillingen til bedriftshelsetjenesten, HR eller Nav tydelig, og kan effektueres raskt.
  • Lederstøtte/lederopplæring – leder får gått gjennom sykefraværssakene på en ryddig måte, får avklart sitt ansvarsområde, får råd ift. oppfølging, og støtte ift. tiltak. Får bistand fra andre til de ‘ubehagelige’ samtalene/sakene.
  • Fokusgruppe – HR lærer mye om enhetene og hvilke utfordringer de har. Spesielt har kommuneadministrasjonen gjennom prosjektet lært mye om organisatoriske utfordring som har blitt tatt videre i andre kanaler.

Tydelig og god bruk av bedriftshelsetjenesten

Ved å organisere et prosjekt på denne måten, med NAV og BHT som en del av prosjektgruppen, har kommunen også fått økt forståelse for hva bedriftshelsetjenesten kan bistå med, og hvordan samarbeidet best fungerer.

Eksempler på god bruk av bedriftshelsetjenesten:

  • Ansatt fikk personlig fysisk veiledning som også ble angstreduserende, både i form av aktiviteten og 1:1 kontakten med veileder.
  • Arbeidsplassvurderinger for enkeltansatte med utfordringer knyttet til egen arbeidsevne, som også har medført informasjon om og økt bevissthet hos kolleger i arbeidsmiljøet som bidrar til forebygging av samme utfordringer blant flere.
  • Avdekking av behov for forebyggende støttesamtaler for ledere for å håndtere egen belastning i tilknytning til tyngre sykefraværssaker. Får rask oppfølging hos psykolog, psykiatrisk sykepleier og/eller bedriftslege hos bedriftshelsetjenesten etter behov.

I tillegg til at lederne i kommunen vet bedre hva de kan bruke bedriftshelsetjenesten til, kjenner også Stamina nå bedre til Time kommunes utfordringer og behov, og kan enklere sette inn den riktige kompetansen og foreslå de riktige tiltakene.

For NAV har utvalget og prosjektet fungert godt for å bli kjent med kommunen og deres utfordringer, det har sørget for rask avklaring av saker, gitt lederne i kommunen kompetanse om NAVs bistand og krav, og bidrar til at NAV kan spisse sitt tilbud til kunder og treffe behovene ytterligere.

Les mer om hvordan Stamina jobber med store- og offentlige kunder.

Hvorfor samarbeide på denne måten?

  • For å få med NAV tidlig i prosessen
  • For å vite hvilke krav NAV stiller og hva de er opptatt av i sykefraværssaker
  • For å styrke ledere og ansatte og sikre gode prosesser
  • For å skape forståelse for hva de ulike partene kan bistå med
  • For å diskutere og avklare ting raskt og sørge for fremdrift og effektivitet
  • Fordi det er langt mer effektivt å samarbeide om noe konkret enn på mer generelle grunnlag
  • Fordi et prosjekt som dette gjør at enkeltsaker ses som en del av en helhet og blir et grunnlag også for organisatoriske og systemmessige endringer og tiltak.
sykefravar

Effektivt samarbeidsprosjekt

Etter informasjonsmøter for de ansatte og kurs for lederne, ble det opprettet et «Sterkere tilbake»-utvalg. Her blir ansatte med høyt fravær invitert inn for å finne løsninger. Det er frivillig oppmøte, men de fleste takker ja. Rundt bordet sitter nærmeste leder, HR-rådgiver i tillegg til representanter fra BHT og Arbeidslivssenteret. Sammen med medarbeideren kartlegges situasjonen og mulighetene.

Erfaringene så langt viser at dette er en god arena for å avklare medarbeiderens helse og arbeidsoppgaver. Det har også gitt lederne mer selvtillit i sykefraværsoppfølgingen. En bonuseffekt har vært at bedriftshelsetjenesten har blitt mer synlig i organisasjonen. Det har blitt enklere å se hvilke tiltak BHT kan tilby. I tillegg har man gjennom fokus på individ sett utfordringer på systemnivå som bør settes på agendaen.

Solveig Hognestad, HR-rådgiver i Time kommune er fornøyd med utviklingen.

"Jeg vil si at IA-arbeidet i hele organisasjonen har blitt forsterket gjennom dette prosjektet i omsorgssektoren. I tillegg gir dette motivasjon for det videre arbeidet når vi i 2018 skal satse enda mer på et helsefremmende fokus."

Det legemeldte sykefraværet har gått ned med 35 % det første halvåret 2017