Slik tilrettelegger dere for en god tilbakemeldingskultur

Gå til hovedinnhold Gå til navigasjon

Slik tilrettelegger dere for en god tilbakemeldingskultur

Tilbakemeldinger er viktig for opplevelse av å bli sett og opplevelsen av å bidra til noe større enn seg selv.

En god tilbakemeldingskultur er et viktig element i det å skape et godt arbeidsmiljø. Men hvorfor er det ofte vanskelig både å gi og motta tilbakemeldinger konstruktivt? Stamina Census har analysert over 20000 besvarelser på medarbeiderundersøkelser og har sett at tilbakemelding har en positiv effekt på flere sider av arbeidsmiljøet.

Stamina Census har analysert flere enn 20.000 MTM medarbeiderundersøkelser. Undersøkelsen måler medarbeidernes opplevelse av organisatoriske og psykososiale faktorer. Resultatene er tydelige og i tråd med forskning. Tilbakemeldinger er en viktig driver for opplevelsen av å bidra til noe større enn seg selv og at arbeidet er viktig og derfor oppleves som meningsfullt, og for å utløse jobbengasjement*.

-Organisasjoner og individer som evner å ta inn tilbakemelding og som justerer og tilpasser seg i henhold til disse, er de som blir stående over tid, sier spesialist i organisasjonspsykologi Ruth-Eva Gagliardi i Stamina Census.

Tilrettelegg for en god tilbakemeldingskultur >> (Ledernett.no)

Tilbakemeldinger kan både ha en direkte og en indirekte form. Det kan for eksempel dreie seg om leders tilbakemelding på jobbutførelse, kollegaers respons på andre kollegaer eller etterspørring av ens kunnskap og kompetanse.  Tilbakemeldinger er en viktig hjørnestein for at bedriften blir en lærende organisasjon.

Tilbakemeldinger bidrar til en opplevelse av å bli sett og av å bli tatt på alvor. I følge Stamina sin Jobbhelseundersøkelse for 2018 er dette den faktoren flest medarbeidere trekker fram som viktig for at de skal fungere i sitt arbeid.

Hvilke tre faktorer opplever du som viktig for at du skal fungere godt i ditt arbeid? -	At jeg blir sett og lyttet til og tatt på alvor av mine kollegaer og overordnede 53% -	At jeg har meningsfulle oppgaver 53% -	At det er hyggelig å gå på jobb 48% -	At jeg har lønn som reflekterer arbeid og innsats 45% -	At jeg føler det er god balanse mellom jobb og privatliv 33% -	At jeg har utviklingsmuligheter 27% -	At jeg får god informasjon om eventuelle endringer i arbeidsoppgaver eller arbeidsmetode 20%

Grunnstamme for en god tilbakemeldingskultur

En kultur der det er positivt og trygt å utveksle tilbakemeldinger er alles ansvar å bidra til. Gagliardi trekker fra at slike kulturer blant annet kjennetegnes ved:

  • Ledelsen går foran som gode rollemodeller
  • Konstruktive tilbakemeldinger vektlegges
  • Tilbakemeldingene bærer preg av å være støttende, instruerende og veiledende. Frykt er fraværende som driver i tilbakemeldingene. 

Virksomheten har i tillegg til uformelle daglige tilbakemeldinger også gode strukturer og prosesser for å strukturere tilbakemeldingene.

  • Medarbeiderundersøkelser
  • Arbeidsmiljøkartlegginger
  • Ledertilbakemelding
  • Medarbeidersamtaler og målsamtaler
  • Konstruktiv debatt rundt vanskelige avgjørelser
  • System for kontinuerlig kundetilbakemeldinger

Den vanskelige tilbakemeldingen

Det er viktig å være klar over at reaksjonsmønsteret på en tilbakemelding faktisk kan knyttes til menneskets instinkt. Når vi fornemmer at noe er «feil» eller «galt» er vi programmert til å oppleve dette som en trussel, selv om den ikke eksisterer, forteller Gagliardi.

Ved fryktbasert læring, utløses innsikt for kamp/konflikt-tenkning. Så om du som leder bruker en veldig skarp, streng eller nedlatende stil skaper dette frykt. Reaksjonen kan da bli apati og medarbeideren lærer hva som er forventet, men ikke hvorfor og kan derfor ikke overføre læringen til lignende situasjoner senere. Som det sies:

Når frykten for å mislykkes blir større enn gleden ved å lykkes slutter folk å prøve.

 

Med en lyttende, coachbasert tilnærming vil den fysiologiske reaksjonen i hjernen være å utløse oppmerksomhet og læring. Skal du gi en tøff tilbakemelding kan en modell som tar hensyn til nettopp dette være til stor hjelp. Modellen bidrar til at mottakeren av tilbakemeldingen opplever å bli møtt med respekt og med ønske om interaksjon. Vanskelige tilbakemeldinger er nettopp det - vanskelig. Men når de gjøres på en god måte bidrar det til læring og økt forståelse for begge parter.

Det kan være lurt å skrive ned åpningsreplikken og øve på å presentere den.

  1. Navngi problemet. (tydelig kommunikasjon, ikke gå rundt grøten)
  2. Velg et bestemt eksempel som illustrerer atferden eller situasjonen du vil endre.
  3. Beskriv dine følelser om dette problemet. Eksempel. «jeg er bekymret/irritert/lei osv.»
  4. Klarhet angående hva som står på spill.
  5. Identifiser og bekreft ditt bidrag til dette problemet. Spør hvordan du kan bidra med å legge til rette for at personen skal lykkes
  6. Angi ønsket om å løse problemet.
  7. Inviter partneren din til å svare.
  8. Interaksjon: Spør mottaker av tilbakemeldingen om hans/hennes tanker. Grav forsiktig for full forståelse; ikke vær fornøyd med overflaten.
  9. Eventuelt vedtak/konklusjon: Hva har vi lært? Hvor er vi nå? Er noe utelatt som bør fram? Hva er nødvendig for å få til en forbedring? Hvordan kan vi gå videre herfra, gitt vår nye forståelse?

(fra boken  "Fierce Conversations")

-Ledelse i hverdagen krever selvfølgelig at man også kan gi uforberedte tilbakemeldinger. Men ved å bruke modellen blir man gjerne også mer reflektert i spontane situasjoner, avslutter Gagliardi.

Jobbengasjement

*Jobbengasjement er en «relativt permanent positiv følelsesmessig tilstand som karakteriseres av vitalitet (vigor'), entusiasme (dedication') og evne til fordypelse i arbeidet (absorption')» (Schaufeli et al., 2002).

nyttnotatikon

Vil du lese rapporten?

Vi sender deg
Norsk Jobbhelserapport 2018!

Klikk her

Vil du vite hvordan vi kan bistå med tilrettelegging for god tilbakemeldingskultur?

Legg igjen dine detaljer og vi tar kontakt med deg helt uforpliktende for en prat om deres behov og ønsker.

kristin-dille

Kristin Dille

Org. psykolog- Cand psychol.

416 51 936

Kristin er spesialist i organisasjonspsykologi. Hun er en engasjert og uredd konsulent med bred erfaring innen ledelse og organisasjons-utvikling. I Stamina Census benytter hun oppdatert forskning i sitt praktiske arbeid med å bistå virksomheter i å utvikle sunne og bærekraftige arbeidsmiljøer.

kristin-dille

Kristin Dille

Org. psykolog- Cand psychol.

416 51 936

Kristin er spesialist i organisasjonspsykologi. Hun er en engasjert og uredd konsulent med bred erfaring innen ledelse og organisasjons-utvikling. I Stamina Census benytter hun oppdatert forskning i sitt praktiske arbeid med å bistå virksomheter i å utvikle sunne og bærekraftige arbeidsmiljøer.

jann_id_svh

Jan Norman Bjørkmo

Org. psykolog- Cand psychol.

916 03 876

Jan Norman har samlet erfaring fra en rekke områder knyttet til norsk arbeidsliv gjennom de siste 20 årene. Han har blant annet vært nasjonal prosjektleder for Arbeidstilsynets hovedprosjekt innen psykososialt arbeidsmiljø og han har praktisert som arbeidspsykolog. I Stamina Census jobber Jan Norman som organisasjonspsykolog med hovedfokus på kartlegging og utvikling av arbeidsmiljø, konflikthåndtering og omstilling.

Vil du motta nyhetsbrev med nyttige tips til deg som leder?